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在AI技術飛速發(fā)展的當下，將其融入辦公OA產(chǎn)品以提升效率和用戶體驗已成為趨勢。本文從實際工作經(jīng)驗出發(fā)，深入探討了辦公OA產(chǎn)品中的四個常見AI應用場景：智能助理、智能會議助手、告警機器人和項目任務機器人。
現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)中，AI已然是個大熱概念。不管行業(yè)內(nèi)外，都對這個板塊躍躍欲試。
宏觀上來說，行業(yè)外的老板把AI當作開源節(jié)流的良藥，想要利用便宜好用的AI代替已經(jīng)便宜好用的員工。而互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的老板更務實一點，只想搞出一個媲美deepseek的產(chǎn)品，實在不濟，硬剛一波豆包、文心一言也行。
宏觀想法顯得有些華而不實，聽起來不太靠譜。而微觀就好實現(xiàn)的多，就是立足自己的產(chǎn)品，梳理功能場景，把每個能和人工智能關聯(lián)上的場景都加上AI入口，強勢將產(chǎn)品”智能化“。
所以現(xiàn)在對于產(chǎn)品經(jīng)理而言，開拓業(yè)務的智能化場景、將AI融入產(chǎn)品也是工作的重要一部分。當然，業(yè)務和業(yè)務也是不一樣的，如果說垂直領域的業(yè)務是一條小溪，而辦公場景則是一片汪洋大海。所以在其中梳理智能化場景也容易得多、可能性也更高。
當然不能一一列舉，所以本文就從實際工作經(jīng)驗出發(fā)，聊一聊辦公OA產(chǎn)品中的幾個AI場景的應用。
一、智能助理
在所有AI場景中，要論排第一的是哪個，毫無疑問是智能問答。不僅是辦公OA業(yè)務，在任何業(yè)務中，用戶都有咨詢提問的需求，平臺有答疑和收集問題的需求。而在辦公場景中，用戶的疑問則更多更廣泛，問題類型覆蓋考勤、薪資、請假、流程、合同、培訓等等。
員工問題多又雜，如果客服線上一對一回復，對客服而言，需要隨時在線，工作壓力大且很容易回答不準確。而對員工而言，回復效率慢準確率不高。這對雙方來說都不是很好的體驗。
但好在用戶的問題都在公司制度框架內(nèi)，問題類型容易分類，回答也都是標準化回答。這個特質(zhì)就很容易將引入機器人進行統(tǒng)一進行智能問答。這也是智能助理成為應用最早、最廣泛的AI場景的原因。
釘釘智能助理就是一個很好的案例，智能助理是面向釘釘企業(yè)組織的專屬辦公服務AI助理。員工助理以自然語言對話形式提供通知推送、自助問答、員工服務辦理、數(shù)據(jù)分析等能力，重點針對企業(yè)HR、IT、銷售、行政等多個日常工作場景提供7X24小時在線，全年無休隨時待命的智能便捷服務，有效解決繁瑣重復工作，推動企業(yè)提高效率、降低服務與管理成本，幫助企業(yè)進入全新智能化辦公管理時代。
釘釘智能助理中，主要場景有單聊服務、群聊服務、定時通知、自助問答、轉(zhuǎn)人工等。
單聊服務主要是服務助手提供一對一單聊服務，解決大量重復且高頻的問題咨詢。
群聊服務則是將服務助手機器人添加到釘釘全員群、部門群、內(nèi)部群等不同群類型中。在群聊對話中遇到問題，可以隨時@機器人回答。
定時通知則是企業(yè)通過自定義配置，定時向員工推送辦公中的提醒和公告。例如打卡通知、考勤統(tǒng)計、培訓學習提醒、審批待辦等需要及時送達員工的事項。
自助問答是智能助理中最常見的功能，它和單聊服務其實很類似，只是問題內(nèi)容可能會有區(qū)別。自主問答主要面向企業(yè)日常辦公常見的流程化、知識性問題。需要企業(yè)配置自定義知識庫，前端實現(xiàn)7*24企業(yè)在線服務。
智能助理中一定會有一項轉(zhuǎn)人工服務，這其實是一項“兜底功能”。再智能的機器人，也總有解答不了的問題。那么針對機器人無法解決的復雜問題，支持轉(zhuǎn)人工處理，啟動內(nèi)部客服處理機制，也能解決用戶需求。
總的來說，對比傳統(tǒng)服務，智能助理有自然、方便、及時、便捷等顯著特點。對用戶而言，能夠方便快捷地得到問題回復和解答；對企業(yè)而言，減輕了人工壓力，提高效率的同時降低了資源成本。同時還在這個過程中，訓練智能模型，了解并追蹤員工關注的熱點問題。
二、智能會議助手
辦公場景中，線上會議也是一個重要功能。因為之前負責過對接騰訊會議，搭建內(nèi)部辦公產(chǎn)品的線上會議系統(tǒng)，所以對線上會議這塊熟悉一點，也發(fā)現(xiàn)了騰訊會議上線了自己會議AI小助手。
騰訊會議智能會議助手主要是針對線上會議場景，為用戶提供個性化提醒、總結(jié)會議內(nèi)容、提煉關鍵信息等支持，幫助提升開會效率。
如果你是“食物鏈最底端”的實習生，會議內(nèi)容與你關系不大，但是需要你了解并做會議紀要、會后整理發(fā)出會議總結(jié)時，人工壓力就很大。這時候就需要AI智能助理幫助進行會議錄制、實時整理會議內(nèi)容，并且會后生成一份充實詳細的會議紀要。
如果這場會議需要你參與，但是你手頭上還有些緊急的工作要處理，只能分出一半的精力在會議上，你很擔心走神錯過關鍵信息。這時候的會議助手則可以幫助你智能轉(zhuǎn)寫、提煉當前討論重點，整理會議待辦，明確待跟進的工作。如果怕錯過會中有人cue你、或者錯過重要領導的發(fā)言，也可以通過智能助手設置提醒項，當有人提到“我”、關注的發(fā)言人或者話題時，會議助手會自動發(fā)來提醒，幫助跟上會議節(jié)奏。
當然如果這場會很重要，你全身心投入，積極參與討論，最后要推動決策，AI助手也是個好幫手。會議討論中遇到你不熟悉的名詞或領域，再也不用瀏覽器搜索了，直接使用AI聯(lián)網(wǎng)搜索，幫助你對會議議題了解更深入。當然如果會中有頭腦風暴，需要及時給出方案進行討論，比如該系統(tǒng)的名稱應該叫什么，有時候人腦思考會突然卡頓沒有思路，這時候使用AI助手生成內(nèi)容，共同創(chuàng)作推進討論和決策，能讓會議更高效。
經(jīng)常開會的朋友都知道，大多數(shù)會議其實都很低效，所以這個場景的提效空間還蠻大的。智能會議助手確實是深度挖掘了線上會議這個場景，滿足了用戶在會議的一些痛點，很大程度上提高了會議效率。
三、告警機器人
除了用戶端的一些使用場景，針對開發(fā)運維人員，其實也有機器人使用的場景，最典型的就是告警機器人。當業(yè)務出現(xiàn)線上故障時，需盡快通知相關成員解決問題。
以前當線上出現(xiàn)故障或異常，系統(tǒng)可能會通過郵件、短信、電話等方式向相關人員告警，但這樣問題有時難以得到及時處理，相關人員的溝通和跟進也不夠高效。而當企業(yè)引用告警機器人，則可以自動創(chuàng)建群組，并向群組內(nèi)添加相關的負責人員，相關人員可以即時協(xié)同并在群里同步處理的進展，便捷又高效。
以飛書告警機器人為例，創(chuàng)建告警機器人后，每當出現(xiàn)故障或異常，告警機器人自動發(fā)起群聊，并將相關的負責人員添加入群，實現(xiàn)溝通同步。同時機器人在群聊中分別@對應的負責人，精準推送告警，避免大量重復的無效信息和告警處理的延時和遺漏。問題解決后，不僅自動修改群名狀態(tài)，還能沉淀故障處理經(jīng)驗和知識庫，幫助事故復盤。
四、項目任務機器人
項目任務機器人其實和告警機器人有點類似，只不過一個是推送告警信息，一個是推送項目進度和任務待辦。
先將項目管理平臺與內(nèi)部即時通訊系統(tǒng)打通，當在項目管理平臺創(chuàng)建需求并拆分好任務后，任務機器人自動拉群，并向群組內(nèi)添加相關的任務人，例如業(yè)務方、產(chǎn)品、設計、開發(fā)、測試等。而隨著項目開發(fā)中，需求生命周期的各個時間點，機器人自動@對應任務人，發(fā)送任務待辦，提醒任務進度。
這個項目任務機器人很大程度地減輕了項目經(jīng)理的工作壓力。不然傳統(tǒng)模式下，項目經(jīng)理還得密切關注需求狀態(tài)，逐步通知各個負責人。項目任務機器人的出現(xiàn)，能夠釋放項目經(jīng)理的時間和精力，讓項目經(jīng)理更多關注問題解決、項目提效上。
五、總結(jié)
現(xiàn)在AI確實很火，軟件硬件都在希望通過AI實現(xiàn)一些變革和創(chuàng)新。但我作為一個業(yè)務產(chǎn)品而言，對它的認識其實也不深。目前接觸和參與到的一個AI的功能，其實更像是收集信息、訓練模型、調(diào)試優(yōu)化。辦公場景里的這些AI功能，其實更像是智能化工具。只是大家在不斷探索AI場景的范圍，推動“互聯(lián)網(wǎng)軟件的AI+”。
不過不管怎樣，從一個產(chǎn)品的角度出發(fā)，軟件系統(tǒng)有更多智能化場景是一件好事，傳統(tǒng)軟件有了新的生命力，這也意味著你所做的東西價值更上一層樓。而對一個用戶而言，你在工作和生活中有了更多的“智能助理”，幫助你全方位地提效，你也有更多時間來專注生活，這也是一件很好的事情。
專欄作家
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